Fiche de fonction : définition, contenu et différence avec fiche de poste

La fiche de fonction, c'est le document RH qui décrit les missions, responsabilités et compétences attendues pour un poste donné. Elle sert à recruter, former, évaluer et classer le poste dans la grille de la convention collective.

Fiche de fonction vs fiche de poste

Les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes, mais les puristes font la distinction. La fiche de fonction est transversale : elle décrit un métier au niveau de l'entreprise ou de la famille de postes (ex : 'Responsable commercial PME'). Elle répond aux questions 'quoi' et 'pourquoi'. La fiche de poste est individuelle : elle décrit le poste d'une personne précise dans un service précis ('Responsable commercial PME - zone Ouest - rattaché à Julie D.'). Elle répond au 'comment'.

Dans la pratique, beaucoup de PME n'ont qu'une seule version qui fait les deux. C'est souvent suffisant en dessous de 100 salariés. Au-delà, la distinction devient utile : la fiche de fonction sert à la GPEC et à la grille de classification, la fiche de poste sert au recrutement concret et à l'évaluation individuelle.

Ce qu'une bonne fiche de fonction doit contenir

Intitulé du poste et famille métier (issue de la cartographie)
Rattachement hiérarchique et fonctionnel
Mission principale en 1 phrase claire : pourquoi ce poste existe ?
Activités et responsabilités : 5 à 8 points clés, pas 30
Compétences requises : hard skills techniques + soft skills comportementales
Formation et expérience : niveau minimum, diplômes, expérience attendue
Conditions d'exercice : mobilité, horaires, déplacements
Classification conventionnelle : niveau / échelon / coefficient

Une fiche claire tient en 1 à 2 pages. Au-delà, elle devient illisible et inutilisable. Si le métier est vraiment complexe, la place va dans des documents complémentaires (process, référentiel compétences), pas dans la fiche elle-même.

Cas concret

Une PME du numérique de 90 salariés a rédigé ses 22 fiches de fonction en 2024 (3 mois de travail, 12 000 euros accompagnés par un consultant). Résultat direct : les nouveaux recrutements prennent 30 % moins de temps parce que les critères sont clairs, les entretiens annuels s'appuient sur des critères concrets et la classification a été corrigée sur 5 postes mal évalués (+ 1 800 euros de rappels de salaire au total). Le coût initial est rentabilisé en moins d'un an.

Pour aller plus loin

Travailler dans les RH

Questions fréquentes

La fiche de fonction est-elle obligatoire ?

Non, pas par la loi. Sauf convention collective ou règlement intérieur qui l'exige (rare). En pratique, elle est indispensable pour justifier une classification, pour rédiger une offre d'emploi, pour évaluer un salarié ou pour prouver une modification substantielle du contrat en cas de contentieux. Les entreprises sans fiches sont nettement plus exposées aux prud'hommes.

Qui écrit la fiche de fonction ?

La DRH pilote et rédige la version finale, mais le contenu doit être validé par le manager direct du poste (il est le mieux placé pour décrire les missions réelles) et idéalement par un salarié qui occupe déjà le poste. Dans les PME sans DRH, c'est souvent le manager qui rédige avec un modèle type, parfois en se faisant accompagner par un consultant.

À quelle fréquence mettre à jour une fiche de fonction ?

Au moins une fois par an lors de la campagne d'entretiens. Et à chaque fois qu'une évolution significative modifie le poste : nouvelle technologie, nouveau périmètre, rattachement hiérarchique différent. Une fiche obsolète crée plus de risque qu'une fiche manquante : elle peut servir d'élément de preuve contre l'employeur en cas de litige.